1. Mở đầu

Trải qua 67 năm xây dựng và phát triển, hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học của Trường Đại học Khoa học, Đại học Huế (ĐHKH Huế) đã tạo ra một khối lượng tài liệu có giá trị. Nguồn tài liệu đó được gọi là nguồn tài liệu nội sinh hay nguồn tài liệu xám. Đó là các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, đồ án, sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu, kỷ yếu hội thảo.

Nguồn tài liệu nội sinh của Trường ngày càng tăng nhanh về số lượng và chuyên sâu về nội dung, phản ánh khá đầy đủ và có tính hệ thống những thành tựu tiềm năng khoa học của Trường. Đây là nguồn tài liệu học tập quan trọng, có nhiều giá trị, phục vụ đắc lực cho việc học tập nghiên cứu của sinh viên, cán bộ, giảng viên trong Trường cũng như các trường cao đẳng, đại học trên cả nước.

Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ tác động mạnh mẽ đến mọi mặt của đời sống xã hội, kinh tế cũng như những ứng dụng của khoa học công nghệ vào công tác tổ chức và quản lý hoạt động thông tin - thư viện (TTTV), vừa là cơ hội, vừa là thách thức cho những người làm công tác TTTV, đặc biệt là công tác phát triển nguồn lực thông tin. Đối với các thư viện đại học, cần nắm bắt nhu cầu người dùng tin, lựa chọn những tài liệu phù hợp, có giá trị để xây dựng nguồn tài liệu phục vụ đông đảo sinh viên và nhu cầu nghiên cứu khoa học của giảng viên. Đây là một thách thức lớn trong công tác phát triển nguồn tin, đáp ứng nhu cầu khai thác và chia sẻ thông tin ngày càng cao, càng đa dạng của người dùng tin tại các thư viện trường đại học, cao đẳng trên cả nước…

Khi nói đến sự bùng nổ thông tin và sự gia tăng của nền kinh tế tri thức, không thể không nhắc đến sự biến đổi của hoạt động TTTV đến nhu cầu của người dùng. Ngày nay, các nguồn tài nguyên thông tin ngày càng đa dạng, hình thức sử dụng không còn bó hẹp trong lĩnh vực các ấn phẩm dạng in hoặc đĩa CD-ROM/DVD mà mở rộng ra nhiều loại hình thông tin khác nhau, đặc biệt là thông tin dạng số, thông tin trực tuyến. Chính vì vậy, các thư viện truyền thống đã tự chuyển đổi để giải quyết bài toán về quản trị, phát triển nguồn tài nguyên thông tin mới.

Đứng trước những xu thế thời đại của ngành, Trung tâm TTTV, Trường ĐHKH Huế mặc dù còn nhiều khó khăn, nhưng đã không ngừng nỗ lực hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, chuyên môn nhằm xây dựng một mô hình thư viện hiện đại, phù hợp với điều kiện của đơn vị. Trung tâm TTTV, Trường ĐHKH Huế được đầu tư mạnh và có hoạt động tương đối tốt hiện nay, nhằm quản lý nghiệp vụ chuyên ngành, phát triển mô hình thư viện số phù hợp nhất. Những năm gần đây, Trung tâm TTTV, Trường ĐHKH Huế đã bước đầu xây dựng mô hình thư viện điện tử, thư viện số hiện đại. Mô hình đó vừa đáp ứng được việc phát triển nguồn tài nguyên thông tin số của Trung tâm, vừa phục vụ việc khai thác của người dùng tin và tiến xa hơn là việc liên kết, chia sẻ trong hệ thống thông tin cả nước.

2. Thực trạng khai thác tài liệu số tại Trung tâm TTTV, Trường ĐHKH Huế

Trung tâm TTTV, Trường ĐHKH Huế với đặc thù là một trường nghiên cứu cơ bản và ứng dụng về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội - nhân văn và kỹ thuật - công nghệ, nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giảng dạy, nghiên cứu, học tập càng lớn. Nhu cầu của người dùng tin đối với các nguồn tài liệu số rất lớn và đa dạng. Nếu không có các nguồn tài liệu số này thì nhiều người dùng tin sẽ lựa chọn phương pháp tìm kiếm các nguồn thông tin không chính thức trên mạng internet.

Theo như khảo sát, người dùng tin có nhu cầu rất lớn đối với các nguồn tài liệu số là các luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên; các tạp chí chuyên ngành. Việc mượn và sao chụp các tài liệu là luận án, luận văn và báo cáo khoa học tại Trung tâm rất hạn chế, nên nhu cầu đọc toàn văn các tài liệu trên máy tính và thông qua đĩa CD-ROM tăng lên. Hằng ngày, có gần 300 lượt bạn đọc sử dụng phòng đọc điện tử cho việc khai thác các nguồn tin trực tuyến, truy cập cơ sở dữ liệu (CSDL) số của Trung tâm; trên 100 lượt bạn đọc sử dụng máy tính tra cứu tài liệu đặt tại các phòng đọc và mượn để tra cứu CSDL thư mục.

Nhu cầu đối với các loại tài liệu số của người dùng tin tại Trung tâm khá đa dạng, thể hiện qua bảng sau:

Nhu cầu tin của người dùng tin tại Trung tâm TTTV, Trường ĐHKH Huế

 Qua đó, có thể thấy nhu cầu sử dụng loại hình tài liệu điện tử, CSDL của 3 nhóm người dùng tin tại Trung tâm tương đối khác nhau. 59% nhu cầu của nhóm người dùng tin học viên cao học, nghiên cứu sinh dành cho loại hình tài liệu này; đối với sinh viên là 26,6% và nhóm cán bộ, giảng viên và nghiên cứu là 34,4%.

Cũng theo nghiên cứu này, người dùng tin tại TTTV, Trường ĐHKH Huế có nhu cầu cao về các tài liệu số, tài liệu điện tử có nội dung là các luận án, luận văn và báo cáo nghiên cứu khoa học (51,6%), có nội dung là các bài báo khoa học (27%), nội dung về ứng dụng khoa học kỹ thuật và các tiêu chuẩn trong lĩnh vực sách báo, tạp chí này là 101,4%.

Tại Trung tâm, người dùng tin 100% sử dụng tra cứu trực tuyến OPAC làm công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu. Hiện nay, Trung tâm không còn phát triển và sử dụng hệ thống mục lục truyền thống, thư mục nữa mà đã chuyển hoàn toàn sang sử dụng tra cứu trên máy tính. Chính vì vậy, nhu cầu tra cứu CSDL thư mục của người dùng tin tại đây là rất lớn.

Người dùng tin là học viên cao học và giảng viên, nghiên cứu sinh có nhu cầu tương đối lớn trong việc sử dụng các đĩa CD-ROM có chứa dữ liệu của các luận án, luận văn đã được bảo vệ để tìm hiểu và tham khảo. Đây là đối tượng có khả năng về ngoại ngữ, rất ưa chuộng loại hình tài liệu số trực tuyến là các tạp chí kỹ thuật tiếng Anh - Mỹ.

Hằng năm, vào đầu kỳ I của mỗi năm học, các sinh viên năm đầu sẽ được Trung tâm tập huấn sử dụng thư viện và khai thác internet. Điều đó đảm bảo chắc chắn rằng, người dùng tin đến thư viện biết cách sử dụng thư viện như thế nào cho hợp lý và hiệu quả.

Người dùng tin cũng được phát các tờ rơi, tài liệu hướng dẫn bạn đọc để họ biết sử dụng các sản phẩm và dịch vụ TTTV tại Trung tâm.

Người dùng tin được hướng dẫn sử dụng mục lục tra cứu trực tuyến OPAC để tra cứu CSDL các tài liệu truyền thống tại Trung tâm. OPAC là module tra cứu mục lục trực tuyến giúp người dùng tin thông qua mạng máy tính tra cứu các tài liệu của Trung tâm với các dịch vụ: tra cứu tìm tin; xem thông tin người dùng; liên kết với các thư viện theo chuẩn Z39.50; thông báo sách mới và trợ giúp sử dụng. Người dùng tin truy cập vào địa chỉ lib.husc.edu.vn để truy cập và sử dụng dữ liệu số với số thẻ là: mã thẻ và mật khẩu truy cập để xem toàn văn là: dãy số mã thẻ. Khi khai thác nguồn tài liệu số tại Trung tâm, người dùng tin được yêu cầu thực hiện theo đúng quy định đề ra:

Các quy định khai thác hạn chế với người dùng tin: khóa cổng USB, khóa cổng CD; khóa một số chức năng trình duyệt web và các ứng dụng khác; chặn một số dịch vụ như: Zalo, Facebook, truyền tệp tin, email…; không cho cài các phần mềm, không được quyền truy cập và thay đổi các tham số hay cấu hành của hệ điều hành và dữ liệu số; sử dụng mạng máy tính cục bộ, người dùng tin phải đến thư viện mới có thể truy cập nguồn tài liệu số; tải dữ liệu số, in ấn tài liệu điện tử, sao chép từ đĩa mềm ra phải phụ thuộc vào thư viện.

Các chính sách mở, tạo điều kiện cho người dùng tin: đảm bảo tính năng sẵn sàng của sản phẩm và dịch vụ TTTV; đảm bảo tính liên tục trong truy cập, tiến tới tạo khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi, 24/24; phục vụ thông tin đúng đối tượng, đúng nhu cầu, đúng thời điểm và nhanh chóng, kịp thời; được phép xem toàn văn dữ liệu số của Trung tâm…

Trong thời gian tới, Trung tâm sẽ thúc đẩy mối quan hệ hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin và nhất là nguồn dữ liệu số với các đơn vị mạnh trong lĩnh vực này tại miền Bắc như: Trung tâm TTTV, Đại học Quốc gia Hà Nội, Thư viện Quốc gia Việt Nam… Đồng thời, phối hợp với các thư viện của các trường đại học chuyên ngành liên quan cùng nhau xây dựng, chia sẻ nguồn tài liệu số về chuyên ngành mà nhà trường đang đào tạo.

3. Các giải pháp nâng cao chất lượng khai thác, chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm TTTV, Trường ĐHKH Huế

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng máy tính và mạng máy tính; nhu cầu tiếp cận, khai thác và sử dụng các tài liệu số ngày một gia tăng. Điều đó chứng tỏ sự hứng thú của người dùng tin với nguồn tài liệu số.

Trung tâm hiện có hệ thống máy tính với các công nghệ hỗ trợ khác là phương tiện cho phép người dùng tin có nhu cầu khai thác và sử dụng nguồn tài liệu của mình. Trung tâm cung cấp cho người dùng tin khả năng tiếp cận tài liệu có tính chất xác định và cố định. Trung tâm chỉ cung cấp cho người dùng tin tiếp cận đến các nguồn tin của mình thông qua hệ thống mạng máy tính cục bộ (WAN), chưa cho phép việc tiếp cận và sử dụng từ mạng máy tính bên ngoài Trường. Người dùng tin được tự do truy cập vào cổng truy cập và tra cứu CSDL thư mục của Trung tâm tại địa chỉ: lib.husc.edu.vn, husc.tailieu.vn để tra cứu các CSDL thư mục của Trung tâm hoặc truy cập trong mạng cục bộ vào cổng truy cập sử dụng dữ liệu số của Trung tâm.

Qua việc nghiên cứu thực trạng, có thể thấy việc thu thập nguồn tài liệu số để khai thác và phổ biến đến người dùng tin còn chưa đồng bộ. Vì vậy, để thực hiện đúng chức năng quyền hạn của Trung tâm đồng thời tăng cường hiệu quả thực hiện chính sách tổ chức, quản lý nguồn tài liệu số, Trung tâm đã tích cực hơn trong việc giới thiệu, quảng bá nguồn tài nguyên của mình.

Giải pháp thu thập nguồn tài liệu số

Qua việc nghiên cứu thực trạng có thể nhận thức được vai trò của công tác thu thập nguồn tài liệu số để khai thác, chia sẻ và phổ biến đến người dùng tin Thư viện đã không ngừng đổi mới nâng cao chất lượng để phát triển nguồn tài liệu số, để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Bên cạnh đó, nguồn tài nguyên thông tin thường xuyên được bổ sung nhằm tạo cảm giác thân thiện với người dùng cũng như cải thiện chất lượng, nội dung phù hợp giúp người dùng tiếp cận thông tin dễ dàng, nhanh gọn. Vì vậy, để thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ quyền hạn của Trung tâm, cần có chính sách trao đổi nguồn tài liệu nội sinh với các trường đại học, cao đẳng khác cùng ngành đào tạo nhằm mở rộng vốn tài liệu cả về số lượng lẫn chất lượng. Ngoài ra, cán bộ thư viện phải biết thu thập và chọn lọc những nguồn tài liệu bổ ích trên mạng internet, tránh vi phạm bản quyền.

Giải pháp nâng cao chất lượng xử lý, khai thác chia sẻ nguồn tài liệu số

Đính chính các CSDL thư mục tài liệu, chuẩn hóa các thông tin cho chính xác, nhất quán để phục vụ tốt hơn nhu cầu tài liệu số của người dùng tin.

Tăng cường các biện pháp bảo quản tài liệu trong môi trường thư viện điện tử nói chung và bảo quản tài liệu số nói riêng là một vấn đề quan trọng. Bởi các tài liệu trong các thư viện truyền thống có thể tồn tại hàng trăm năm do áp dụng các biện pháp bảo quản tài liệu như: điều hòa được sử dụng 24/24, đóng bìa cứng… Tuy nhiên, do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin như ngày nay, “tính lỗi thời” của tài liệu độc bản, sách, báo, luận văn, đề tài có tần suất sử dụng cao nên bảo quản tài liệu bằng hình thức tài liệu số là vấn đề được quan tâm trong nhiều cơ quan lưu trữ và các thư viện trường học hiện nay.

Giải pháp về công tác phổ biến, khai thác chia sẻ tài liệu số

Marketing đang ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động TTTV. Bằng việc tuyên truyền tổ chức các hội thảo, hội nghị, triển lãm sách, tờ rơi, áp phích, Trung tâm đã tích cực hơn trong việc giới thiệu, quảng bá nguồn tài nguyên số của mình. Đặc biệt, trong cuộc Cách mạng 4.0, các mạng xã hội tại Việt Nam như Facebook, Zalo, Instagram, YouTube đều có thể trở thành kênh truyền thông mới cho tài liệu số của Trung tâm. Cán bộ marketing thư viện có thể tự chủ hoàn toàn về nội dung và hình thức của tài liệu và tần suất đăng tin mạng xã hội có tính tương tác cao không hạn chế về mặt thời gian. Tùy theo sản phẩm dịch vụ, có thể chọn đối tượng mục tiêu phù hợp theo lứa tuổi, giới tính, sở thích. Ví dụ: với học sinh, sinh viên có thể lựa chọn Facebook, Zalo, YouTube vì học sinh, sinh viên thích hình ảnh sinh động, trực quan. Với đội ngũ giảng viên thì xây dựng mang tính học thuật để chia sẻ thông tin hữu ích trên các nhóm Zalo, Facebook. Vì vậy, việc xây dựng tài liệu số nói chung, xây dựng các bộ sưu tập tài liệu nội sinh nói riêng là rất cần thiết. Đặc biệt với nguồn tài liệu số thì việc số hóa đơn giản hơn, chủ yếu phụ thuộc vào chính sách, cách thức thu thập do thư viện quy định.

Trong thời gian tới, Trung tâm thúc đẩy mối quan hệ hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin và nhất là nguồn dữ liệu số với các đơn vị mạnh trong lĩnh vực này tại miền Bắc như: Trung tâm TTTV, Đại học Quốc gia Hà Nội, Thư viện Quốc gia Việt Nam… Đồng thời, phối hợp với các thư viện của các trường đại học chuyên ngành liên quan cùng nhau xây dựng, chia sẻ nguồn tài liệu số về chuyên ngành mà nhà trường đang đào tạo.

Kết luận

Trong các cơ sở nghiên cứu và đào tạo, nguồn tài liệu số và tài liệu nội sinh là một thực thể quan trọng, cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ và sự đổi mới mạnh mẽ trong đào tạo, nguồn tài liệu số và tài liệu nội sinh cũng tăng nhanh về số lượng, đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung.

Cùng với sự phát triển và ứng dụng rộng rãi của công nghệ thông tin và truyền thông, thư viện số đang ngày càng phát triển mạnh mẽ trên thế giới. Hiện nay, thư viện số cũng như các nguồn tài liệu số nhận được sự quan tâm đặc biệt của các tổ chức và cá nhân hoạt động trong và ngoài ngành TTTV. Các trung tâm TTTV đại học hiện nay không chỉ là nơi thu thập, quản lý và cho mượn các tài liệu truyền thống nữa mà còn là nơi phát triển các nguồn tài liệu số, xây dựng cho mình một kho tài nguyên số phục vụ học tập và nghiên cứu chuyên ngành.

Trung tâm TTTV, Trường ĐHKH Huế đã đạt được những thành tựu đáng kể, đóng góp cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường, xây dựng được kho tài nguyên truyền thống lớn. Tuy nhiên hiện nay, vấn đề đặt ra đối với Trung tâm là đẩy mạnh công tác tự động hóa hoạt động TTTV, tăng cường công tác phát triển một mô hình thư viện số phù hợp với một nguồn tài liệu số phong phú, đa dạng nhằm phục vụ người dùng tin trong trường, góp phần chia sẻ tài liệu trong hệ thống TTTV. Đây không chỉ là yêu cầu trước mắt mà còn là một xu thế tất yếu cho sự phát triển của Trung tâm.

Với những nguồn lực sẵn có, một chính sách phù hợp và những giải pháp hiệu quả, Trung tâm TTTV, Trường ĐHKH Huế trong thời gian tới sẽ phát triển cho mình một kho dữ liệu số với những nguồn tin số, các dịch vụ đi kèm phục vụ có chất lượng cao và phù hợp nhất với những điều kiện của mình.

_____________________

1. Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Khoa học, Đại học Huế, Báo cáo tổng kết năm học 2022-2023, 2023.

Tài liệu tham khảo

1. Nguyễn Quỳnh Trường, Vấn đề bản quyền và chia sẻ nguồn tài liệu điện tử trong thư viện các trường đại học và cao đẳng, Tạp chí Văn hóa Nghệ thuật, số 499, 2021.

2. Hứa Văn Thành, Xây dựng thư viện số ở Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa - Thiên Huế, Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 3, 2011.

3. Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/11 ngày 29-11-2005 của nước CHXHCN Việt Nam.

4. Nguyễn Hữu Hùng, Vấn đề phát triển và chia sẻ nguồn lực thông tin số hóa tại Việt Nam, Tạp chí Thông tin & tư liệu, số 1, 2006.

5. Trần Nữ Quế Phương, Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin điện tử trong các thư viện hiện nay, Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 5, 2011.

6. Nguyễn Văn Hành, Công tác Thông tin - Thư viện: Những bài viết chọn lọc, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2022.

7. Vũ Văn Sơn, Xây dựng thư viện điện tử ở Việt Nam và tính khả thi, Tạp chí Thông tin & tư liệu, số 2, 1999.

8. Diệu Anh, Trung tâm Thông tin - Thư viện với nguồn tài liệu nội sinh, Kỷ yếu Hội thảo Xây dựng và phát triển nguồn học liệu phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học, Liên hiệp thư viện Đại học khu vực phía Bắc, 2007.

NGUYỄN QUỲNH TRƯỜNG - DƯƠNG HOÀI Ý

Nguồn: Tạp chí VHNT số 560, tháng 2-2024