Ngày nay, khoa học công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng đã và đang tác động mạnh mẽ tới mọi lĩnh vực, ngành, nghề, trong đó bao gồm cả ngành Thông tin - Thư viện. Sự tác động của công nghệ thông tin đã làm các thư viện thay đổi cả về lượng và chất. Điển hình là sự chuyển mình của các thư viện từ thư viện truyền thống sang thư viện điện tử. Cơ sở để hình thành loại hình thư viện này chính là việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin điện tử.

1. Một số khái niệm

Thư viện điện tử

Khái niệm thư viện điện tử xuất hiện trên thế giới từ những năm 90 của thế kỷ trước. Kể từ đó đến nay, đã có rất nhiều nghiên cứu và quan điểm khác nhau về khái niệm thư viện điện tử, trong đó điển hình như:

Theo tác giả Collier, thư viện điện tử được định nghĩa như là một môi trường gồm các tài liệu dưới dạng điện tử, được cấu trúc nhằm cung cấp một số lượng thông tin lớn thông qua máy tính hoặc các mạng viễn thông quốc tế (1).

Theo tác giả Philip Baker, trong thư viện điện tử có sử dụng rộng rãi máy tính và các phương tiện hỗ trợ khác (bảng tra trực tiếp, tìm văn bản đầy đủ, lưu các biểu ghi tự động hóa, ra các quyết định bằng máy tính…). Dấu hiệu đặc trưng nhất của thư viện điện tử là sự sử dụng chủ yếu các phương tiện điện tử (máy tính, tài liệu điện tử, các cơ sở dữ liệu...) để tạo lập, lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Song, ở các thư viện điện tử, sách vẫn tồn tại (vẫn chiếm phần lớn) trong vốn tài liệu, bên cạnh các ấn phẩm điện tử (2).

Theo tác giả Sylvie Tellier (1997), thư viện điện tử là thư viện có sử dụng hệ thống máy tính và các hệ thống phụ kiện của nó để lưu trữ, xử lý, cung cấp dịch vụ thông tin cho người sử dụng (3).

Theo PGS, TS Đoàn Phan Tân (2007), thư viện điện tử, còn gọi là thư viện số, có thể được coi là một kho thông tin số hóa, được cấu trúc sao cho dễ dàng truy cập thông qua các mạng máy tính hay các mạng viễn thông quốc tế. Có thể nói, thư viện điện tử là một hệ thống thông tin tự động hóa mà ở đó người ta có thể thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến các tài lliệu dưới dạng số hóa thông qua các phương tiện của công nghệ thông tin và truyền thông (4).

Mặc dù có nhiều định nghĩa khác nhau nhưng nhìn chung, thuật ngữ Thư viện điện tử cũng có thể hiểu một cách tổng quát đó là một loại hình thư viện đã tin học hóa, gồm toàn bộ hoặc một số dịch vụ thư viện. Đó còn là nơi người sử dụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thường làm như với một thư viện truyền thống, nhưng đã được tin học hóa. Và nguồn lực của thư viện điện tử bao gồm cả tài liệu in giấy và tài liệu đã được số hóa.

Chia sẻ nguồn lực thông tin

Theo tác giả Walden (1999), chia sẻ nguồn lực thông tin là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả nỗ lực có tổ chức của các thư viện nhằm chia sẻ tài liệu và các dịch vụ hợp tác, qua đó cung cấp cho người dùng những nguồn thông tin không có sẵn trong một thư viện đơn lẻ. Nó thể hiện một sự nỗ lực của thư viện nhằm mở rộng khả năng đáp ứng cũng như sự sẵn sàng để đáp ứng thông tin của người dùng, giúp họ với tới những thông tin có tính đặc thù, đắt đỏ mà thư viện không thể có khả năng bổ sung (5).

Theo bài viết “Mạng lưới chia sẻ thông tin của các thư viện công cộng” (the Provincial Resource Sharing Network Policy for Alberta Public Library Boards), chia sẻ thông tin là việc sử dụng chung bởi hai hoặc nhiều thư viện về tài sản của nhau, chẳng hạn như trang thiết bị, nhân viên, kiến thức chuyên môn và nguồn lực thông tin (6).

Theo TS Lê Văn Viết (2006): “Mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện là hình thức phục vụ bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác cả trong nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của người dùng thư viện mình. Như vậy là có mượn, chia sẻ tài liệu trong nước và quốc tế. Mượn, chia sẻ tài liệu có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu, thông tin của các cơ quan Ðảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa học, giáo dục, văn hóa, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp và các cá nhân, đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin trong cả nước. Mượn, chia sẻ tài liệu vì thế tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện” (7).

Theo TS Nguyễn Huy Chương, “Chia sẻ nguồn lực thông tin thư viện nhằm mục đích là tạo ra một mạng lưới tác động tích cực vào người sử dụng thư viện về mặt tiếp cận được nhiều tài liệu hay dịch vụ, và nguồn kinh phí về mức độ cung cấp dịch vụ với chi phí thấp hơn, tăng dịch vụ ở một mức kinh phí hay có nhiều dịch vụ hơn với mức kinh phí thấp hơn nếu chúng hoạt động riêng lẻ” (8).

Như vậy, chia sẻ nguồn lực thông tin là quá trình hợp tác phối hợp giữa các thư viện nhằm huy động một cách tối đa các tiềm năng có thể về thông tin của các thư viện, nhằm đáp ứng kịp thời các nhu cầu tin của người dùng của mỗi thư viện đó.

Xét về mặt tổ chức, chia sẻ nguồn lực là sự tích hợp khả năng đầu vào của các đơn vị hoạt động trong cùng một lĩnh vực cụ thể nào đó, chẳng hạn như lĩnh vực thông tin - thư viện.

Xét về mặt quản lý, chia sẻ nguồn lực thông tin biểu hiện trong quá trình ra quyết định, dựa trên cơ sở lựa chọn các giải pháp tốt nhất cho mọi hoạt động.

Xét về khía cạnh kinh tế, hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giúp cho thư viện nâng cao tính hiệu quả trong việc xây dựng vốn tài liệu, bằng cách không bổ sung những tài liệu có thể có được thông qua hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực thông tin, chỉ tập trung bổ sung những tài liệu cần thiết nhất, phù hợp nhất cho đối tượng chính sử dụng. Hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực thông tin giúp làm giảm gánh nặng tài chính cho mỗi thư viện riêng lẻ. Hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực thông tin làm phong phú thêm vốn tài liệu của thư viện với chi phí thấp nhất.

2. Mục tiêu và lợi ích của chia sẻ nguồn lực thông tin

Trong bài nghiên cứu Chia sẻ nguồn lực trong môi trường điện tử (9), hai tác giả Vijayakumar và Shrikant đã chỉ ra những mục tiêu và lợi ích của chia sẻ thông tin như sau:

Mục tiêu của chia sẻ thông tin: tạo điều kiện cho người có quyền truy cập tốt hơn đến các dịch vụ hoặc tổ chức thư viện; thực hiện chương trình định hướng người dùng tốt hơn; tác đông tích cực tới ngân sách của thư viện; tăng cường tài nguyên thư viện vì lợi ích của người dùng; giúp người dùng nhận thức rõ hơn về các tài nguyên không có sẵn trong thư viện của họ; dễ dàng tiếp cận tới các nguồn và dịch vụ thông tin - thư viện thông qua trang web; Bổ sung tài liệu cho sinh viện, giảng viện và học giả thông qua mượn liên thư viện hay những thỏa thuận chia sẻ nguồn lực khác được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin và kết nối internet; ứng dụng tiến bộ của công nghệ vào việc chuẩn bị các mục lục điện tử, đánh chỉ mục cho các nguồn tài liệu in sẵn có trong thư viện; Chuẩn hóa các phần mềm, phần cứng, cơ sở dữ liệu, đề xuất các chính sách và triển khai các quy định, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn cho việc vận hành cũng như đào tạo cán bộ và người dùng.

Lợi ích của chia sẻ thông tin: tăng cường dịch vụ thông qua việc truy cập nhiều thông tin sẵn có trong các thư viện thành viên của hệ thống; giảm chi phí và nâng cao hiệu quả trong đầu tư; thúc đẩy dịch vụ chuyển phát tài liệu; tăng cường phổ biến thông tin có chọn lọc cũng như nâng cao sự nhận thức về các dịch vụ hiện có; phục vụ các hội nghị điện tử; tăng cường sự hợp tác giữa các tổ chức với tổ chức, cá nhân với cá nhân; thúc đẩy việc hợp tác và chia sẻ tài liệu; nâng cao chất lượng việc mua các nguồn tthông tin điện tử và chất lượng quản lý tài liệu trong thư viện; giảm việc đăng ký sử dụng tài liệu tại thư viện; cung cấp các dịch vụ về thư viện và giáo dục; tăng cường giá trị (chất và lượng) của thông tin sẵn có cho cả giảng viện và sinh viện, thông qua đó hỗ trợ sứ mệnh của tổ chức; chuẩn hóa các dịch vụ thư viện trên toàn quốc; chuẩn hóa các cơ sở đào tạo thư viện.

3. Nhu cầu cần chia sẻ nguồn lực thông tin trong các thư viện điện tử ở Việt Nam

Cam kết ALA về tự do và bình đẳng tiếp cận thông tin (1986) đã nhấn mạnh rằng: “Tất cả các loại hình thư viện ngày nay đều thấy mình đang bị mắc kẹt giữa một bên là nhu cầu ngày càng tăng của người dùng muốn tiếp cận tới nhiều nguồn thông tin rộng lớn hơn cùng với nhiều loại định dạng khác nhau và một bên là sự giảm dần của ngân sách đầu tư” (10). Giải pháp hiệu quả nhất để giải quyết sự mâu thuẫn đó chính là việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện. Đặc biệt, những tiến bộ của công nghệ hiện đại đã và đang giúp xóa mờ mọi khoảng cách về không gian và thời gian giữa các thư viện.

Hội thảo "Chia sẻ tài nguyên thông tin và dịch vụ hỗ trợ đào tạo nghiên cứu cho các trường đại học" tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội năm 2018 - Ảnh: internet

Gorman (1991) đã viết rằng: “Chia sẻ tài nguyên dựa trên hai nền tảng: hiệu quả của công nghệ và nhu cầu hợp tác”. Ông cũng cho rằng: “Dù muốn hay không, chúng ta cũng đang bước vào kỷ nguyên vàng của hợp tác vì công nghệ liên kết các thư viện và làm cho người dùng của một thư viện biết về các bộ sưu tập sẵn có của những thư viện khác và giúp cho mọi thứ trở nên tốt hơn vào mọi lúc, và kinh tế đang buộc chúng ta phải hợp tác với nhau” (11). Tác giả Daniel Gelaw (1998) đã khẳng định chia sẻ nguồn lực thông tin là một hoạt động cần thiết đối với tất cả các thư viện (12).

Đúng vậy, một thư viện dù có nguồn lực thông tin phong phú đến bao nhiêu cũng không thể nào đáp ứng hết nhu cầu ngày càng đa dạng và phức tạp của người dùng tin. Nhất là trong giai đoạn hiện nay, các thư viện điện tử ở Việt Nam đang phải đối mặt với hàng loạt những thách thức phức tạp của xã hội tri thức: sự bùng nổ thông tin; cách mạng công nghệ thông tin và truyền thông; sự bùng nổ các tài nguyên thông tin trên web; ngân sách của thư viện ngày càng eo hẹp; giá cả của tài liệu ngày càng cao; nhu cầu sử dụng nguồn thông tin điện tử của người dùng tin ở mức độ lớn… Bên cạnh đó, thư viện ngày nay không chỉ là nơi lưu trữ thông tin mà còn là cổng thông tin, là nơi tương tác thường xuyên với người dùng tin thông qua các truy cập tra cứu điện tử. Chính những thách thức này đã đặt ra cho các thư viện nhu cầu cần liên kết, chia sẻ nguồn lực thông tin, đặc biệt là nguồn lực thông tin điện tử. Nhiều đề tài nghiên cứu cũng như các buổi tọa đàm, hội nghị, hội thảo đã được triển khai nhằm tìm ra các giải pháp hiệu quả để đáp ứng nhu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin tại các thư viện, như: Lê Minh Phương, Chia sẻ thông tin giữa các thư viện trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam, 2010; Hoàng Ngọc Chi, Hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các trường đại học khối kỹ thuật trên địa bàn Hà Nội, 2011; Nguyễn Thúy Cúc, Hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện thuộc hệ thống thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam, 2005; Vũ Anh Tuấn, Đặng Xuân Chế, Đào Mạnh Thắng, Nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn xây dựng và phát triển Liên hợp thư viện Việt Nam để chia sẻ nguồn tin khoa học và công nghệ, 2006; Hội thảo Chia sẻ nguồn lực thông tin do Đại học Quốc gia tổ chức năm 2001, Hội thảo Phát triển thư viện điện tử ở Việt Nam đáp ứng yêu cầu Cách mạng 4.0 do Bộ VHTTDL tổ chức năm 2018…

Tuy nhiên, để có thể chia sẻ nguồn lực thông tin, các thư viện điện tử phải đảm bảo được các điều kiện sau:

Có cơ chế thích hợp để tiến hành chia sẻ nguồn lực thông tin

Cơ chế chia sẻ nguồn lực phải được các thư viện bàn bạc, nhất trí và thể chế hóa thành các văn bản có tính chất pháp lý. Đây là hành lang pháp lý để duy trì và phát triển việc chia sẻ nguồn lực thông tin. Nếu thiếu cơ chế thích hợp, vấn đề chia sẻ không thể duy trì lâu dài được.

Có sự tương đồng về mặt cấu trúc

Việc chia sẻ chỉ có thể được tiến hành được nếu như nguồn lực thông tin được tổ chức tương đồng về mặt cấu trúc. Sự tương đồng trong cấu trúc của nguồn lực thông tin được thể hiện trong cách thức tổ chức, quản trị nguồn lực thông tin, các công cụ được sử dụng để quản trị nguồn lực thông tin của mỗi thư viện. Khi các thư viện thực hiện xử lý và quản trị thông tin theo các chuẩn nghiệp vụ thống nhất, việc chia sẻ thông tin sẽ diễn ra thuận lợi hơn.

Có đủ nhân lực để tiến hành chia sẻ thông tin

Việc chia sẻ nguồn lực thông tin cần được tiến hành thường xuyên, liên tục và có hệ thống. Bởi vậy không thể chia sẻ tùy hứng, mùa vụ mà cần có sự theo dõi, điều chỉnh phối hợp nhất định. Vì vậy, các thư viện cần phân công một số lượng cán bộ nhất định để thực hiện hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin chứ không nên kiêm nhiệm.

Có sự tương đồng trong tính chất nguồn lực thông tin

Chỉ những thư viện có cơ cấu nguồn lực thông tin tương đồng cả về mặt nội dung (giá trị) và hình thức (loại hình) mới có thể dễ dàng chia sẻ nguồn lực thông tin được. Việc chia sẻ thông tin phải mang lại, cho tất cả các thành viên tham gia những lợi ích nhất định, đó là giảm chi phí đầu tư và đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin tốt hơn. Sự tương đồng về nội dung và hình thức thông tin khi tham gia hoạt động chia sẻ sẽ không những không làm giảm đi giá trị nguồn lực thông tin của mỗi thư viện mà ngược lại, còn làm tăng lên rất nhiều. Hơn nữa, khi tham gia chia sẻ nguồn lực thông tin, mỗi thư viện đều có thể tiết kiệm đến mức tối đa nguồn kinh phí đầu tư.

Như vậy, có thể thấy, việc chia sẻ nguồn lực thông tin không những giúp các thư viện điện tử tiết kiệm được thời gian, kinh phí, nhân lực mà còn nâng cao được chất lượng các sản phẩm, dịch vụ thông tin. Do đó, việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện điện tử ở Việt Nam hiện nay là điều cần thiết và phù hợp xu thế phát triển của thế giới. Tùy theo điều kiện và nguồn lực thông tin mà mỗi thư viện sẽ lựa chọn cách thức tiến hành chia sẻ, hợp tác sao cho phù hợp.

_______________

1, 3. Nguyễn Huy Chương, Nguyên lý và nội dung cơ bản của thư viện điện tử, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2013.

2. Berker, Philip, Thư viện điện tử - hình ảnh của tương lai, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 1, 1995, tr.14-20.

4. Đoàn Phan Tân, Thư viện điện tử, thư viện của thế kỷ XXI, Tạp chí Văn hóa Nghệ thuật, số 3, 2007.

5. Hussaini Ali, J.E. Owoeye, Stella N.I. Anasi, Resource Sharing among Law Libraries: An Imperative for Legal Research and the Administration of Justice in Nigeria (Chia sẻ nguồn lực trong các thư viện Luật: Một mệnh lệnh cho nghiên cứu pháp lý và quản lý tư pháp ở Nigeria), citeseerx.ist.psu.edu, 2010.

6. Alberta Goverment, Provincial Resource Sharing Network Policy for Alberta Public Library Boards (Chính sách về mạng lưới chia sẻ nguồn lực trong bang đối với Ủy ban thư viện công cộng Alberta), open.alberta.ca.

7. Lê Văn Viết, Một số vấn đề về thiết lập hình thức mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện Việt Nam, Hội nghị quốc tế về thư viện, TP.HCM, 2006.

8. Nguyễn Huy Chương, Chia sẻ nguồn lực thông tin - kinh nghiệm thư viện Mỹ và giải pháp cho Thư viện Việt Nam, Kỷ yếu Hội thao Khoa học Xây dựng và phát triển nguồn học liệu phục vụ đào tạo và nghiên cứu, Đà Lạt, 2007, tr. 45-53.

9. Vijayakumar Y.J. & Shrikant G. K, Resource sharing in e-environment: A Study of P.M.N.M. Dental College and Hospital Library, Bagalkot (Chia sẻ nguồn lực trong môi trường điện tử: một nghiên cứu tại Thư viện Bệnh viện và Trường Cao đẳng nha khoa P.M.N.M, Bagalkot), slideshare.net, 2014.

10. American Library Association. Commission on Freedom and Equality of Access to Information, Freedom and equality of access to information (Quyền tự do và bình đẳng trong tiếp cận thông tin), American Library Association, Chicago, 1986.

11. Gorman, M, The academic library in the year 2001: Dream or nightmare or something in between (Thư viện đại học năm 2001: Giấc mơ hoặc ác mộng hoặc cái gì đó ở giữa), Journal of Academic Librarianship, số 17 (l), 1991, tr.4-9.

12. Gelaw, Daniel, The role of information technology for resource sharing among academic libraries in Ethiopia (Vai trò của công nghệ thông tin đối với việc chia sẻ nguồn lực trong các thư viện đại học ở Ethiopia), Workshop On Information Resource Sharing And Networking Among Academic Institutions In Ethiopia, Addis Ababa, Ethiopia, 1998.

VŨ THỊ HÀ VÂN

Nguồn: Tạp chí VHNT số 491, tháng 3-2022