Để thích ứng với bối cảnh đại dịch COVID-19, các sự kiện trực tuyến được tổ chức để thay thế cho các sự kiện tổ chức trực tiếp theo hình thức tập trung. Đây là giải pháp tình thế trong bối cảnh dịch bệnh. Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để các sự kiện trực tuyến trở nên đa dạng và chuyên nghiệp hơn khi trở về trạng thái bình thường mới. Bài viết trình bày những cơ hội và thách thức của các sự kiện trực tuyến sau đại dịch COVID-19.

COVID-19 được phát hiện tại Trung Quốc vào 12-2019 và sau đó lan rộng ra các quốc gia khác trên thế giới, đã gây ra những hậu quả lớn, làm xáo trộn mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Trong số các lĩnh vực bị ảnh hưởng đó, tổ chức sự kiện cũng là một trong số những lĩnh vực bị ảnh hưởng nặng nề. Nhiều nghiên cứu gần đây trên toàn cầu cho thấy: tháng 4-2022, khoản thua lỗ trong ngành Tổ chức sự kiện là hơn 666 triệu USD, hơn 85,9 triệu nhân sự đã bị đe dọa về việc làm, các công ty, doanh nghiệp tổ chức sự kiện lâm vào tình trạng khốn đốn cho sự thiếu hụt vốn trong thời gian dài (1). Nhiều sự kiện bị hủy bỏ, bị hoãn lại trong bối cảnh đại dịch COVID-19 lan rộng: tại Hoa Kỳ, những lễ hội, sự kiện thể thao và chương trình bị hủy hoặc hoãn; tại Nhật Bản, để kiểm soát sự bùng phát COVID-19, các sự kiện thể thao và giải trí cũng đã bị hủy trên khắp nơi (từ 26-2 đến 19-3-2021); tại Malaysia hoãn và hủy bỏ 1.250 sự kiện với nhiều thiệt hại lớn về kinh tế (2); tại Việt Nam, trong bối cảnh đó, các địa phương đều bị dừng lại hầu hết các hoạt động lễ hội, hoạt động văn hóa, văn nghệ, các hoạt động vui chơi, giải trí tập trung đông người (3).

Những giải pháp thích ứng với tình hình duy trì hoạt động kinh tế bằng hình thức tổ chức các sự kiện cần được thay đổi nhanh chóng thuận lợi và khả năng tương tác với công chúng, khách hàng cao. Do đó, các sự kiện trực tuyến được thay thế và dần phổ biến hơn, là giải pháp hiệu quả nhất trong thời điểm dịch đang lan nhanh, rộng. Nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến Workcast đã cho thấy triển vọng của ngành Tổ chức sự kiện được thống kê từ 4-2020 tới 6-2020 tăng 200% tổng số sự kiện và số người tham gia tăng là 400% (4). Qua đó cho thấy, đại dịch COVID-19 đã tạo ra sự bùng nổ trong việc tổ chức các sự kiện trực tuyến. Tuy nhiên, từ sự thuận lợi và chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức sự kiện trực tuyến đó, nhiều công ty, doanh nghiệp đã khai thác hình thức này và xem như là một “vị cứu tinh” trong các hình thức kinh doanh của công ty mình trong mùa đại dịch.

1. Giới thiệu về ngành Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (event management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình sự kiện diễn ra, từ khi bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi kết thúc. Sự bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức (5). Sự kiện trực tuyến là sự kiện sử dụng việc tương tác trong môi trường ảo trên web thay vì gặp nhau ở một địa điểm thực tế nhằm hạn chế sự tiếp xúc nơi công cộng.

Tổ chức sự kiện có vai trò to lớn trong hoạt động của con người.

Thứ nhất, tổ chức sự kiện là ngành đóng góp vào sự phát triển chung của kinh tế và sự phát triển nhanh chóng, mạnh mẽ của xã hội, của các công ty, doanh nghiệp. Điều này tạo ra cơ hội lớn cho thị trường lao động, cũng như mang những lợi nhuận về kinh tế cho sự phát triển chung của đất nước. Năm 2017, ngành Tổ chức sự kiện đã đóng góp 1,5 nghìn tỷ USD vào GDP toàn cầu. Tại Việt Nam, chỉ tính riêng TP.HCM - trong năm 2019 ngành Tổ chức sự kiện đã mang về gần 2.000 tỷ đồng (6).

Thứ hai, sự ra đời của ngành Tổ chức sự kiện đã làm đa dạng hóa về nội dung và hình thức các chương trình văn hóa, văn nghệ và giải trí đang diễn ra từng ngày. Đồng thời, cũng làm tăng chất lượng và tính chuyên nghiệp của những chương trình này. Trước đây, khi ngành Tổ chức sự kiện chưa phát triển, những sự kiện thường được tổ chức dựa trên kinh nghiệm cá nhân, do vậy, sẽ gặp phải không ít những khó khăn và hạn chế nhất định. Khi ngành Tổ chức sự kiện ra đời và phát triển mạnh mẽ, những chương trình văn hóa, lễ hội đã tăng thêm chiều sâu, mang tính thẩm mỹ cao hơn, sự phối hợp giữa các thành viên trở nên chuyên nghiệp và hạn chế những vấn đề đáng tiếc.

Thứ ba, tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, quảng bá cho các sản phẩm, doanh nghiệp và dịch vụ trên thị trường. Tại mỗi sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện sẽ lồng ghép vào đó những quảng cáo về các nhà tài trợ, về sản phẩm, về nhãn hàng. Điều này làm tăng hiệu quả của việc tiếp thị quảng bá bên cạnh những kênh khác như: mạng xã hội, trang web công ty… Từ đó, nâng cao hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp cũng như của sản phẩm mà doanh nghiệp đó cung cấp trên thị trường.

Việt Nam có trên 169 doanh nghiệp tổ chức, cung ứng các sự kiện chuyên nghiệp và rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ lẻ, không chuyên khác. Thống kê cho thấy, số lượng công ty, doanh nghiệp về tổ chức sự kiện mới chỉ chiếm một tỷ lệ khiêm tốn là 8,3% trong tổng số các công ty, doanh nghiệp làm về truyền thông, quảng cáo (7). Tuy nhiên, Việt Nam cũng là một thị trường có tiềm năng cho sự ra đời và phát triển các sự kiện của các công ty, doanh nghiệp chuyên về tổ chức sự kiện.

2. Cơ hội phát huy các hoạt động tổ chức sự kiện trực tuyến sau đại dịch COVID-19

Sự sẵn sàng tham gia của người dân đối với các sự kiện trực tuyến là tiềm năng phát triển lớn cho ngành Tổ chức sự kiện

Các sự kiện trong mỗi ngành khác nhau, có các mục tiêu khác nhau, bao gồm từ giáo dục khán giả, cải thiện hình ảnh của thương hiệu, đến quảng bá sản phẩm hoặc triển khai dịch vụ. Tuy nhiên, nếu không có người tham dự, hay một tổ chức không thể đạt được bất kỳ mục tiêu dài hạn nào trong số các mục tiêu đó thì sự sẵn sàng tham gia của dân chúng (đối với các sự kiện cộng đồng) hoặc khách hàng tiềm năng (đối với một sự kiện của công ty, doanh nghiệp) sẽ không trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công của sự kiện. Như vậy, sự kiện trực tuyến đã khẳng định được vị thế và vai trò của mình trong việc khơi gợi sự sẵn sàng tham gia của khách hàng của sự kiện đó và giúp cho đơn vị doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, đặc biệt là đối tượng khách hàng tiềm năng mình mong muốn.

Trong một nghiên cứu của Kaltura (công ty cung cấp giải pháp phần mềm), thực hiện khảo sát với hơn 1.250 nhà tổ chức và người tham dự cho thấy kết quả: 90% nhà tổ chức cho rằng, sự kiện trực truyến sẽ là một lựa chọn trong tương lai, 84% người tham gia mong muốn có những sự kiện trực tuyến trong các tùy chọn tham gia sự kiện. Hay một nghiên cứu khác, vào tháng 3-2021 của Tổ chức Statista Research Department tập trung vào việc tham dự trực tiếp và trực tuyến các sự kiện sau đại dịch COVID-19 cho thấy: tại Hoa Kỳ, 52% số người được hỏi, khẳng định họ sẽ tham dự các sự kiện trực tiếp và trực tuyến sau đại dịch; tại Nhật Bản, 65% mẫu khảo sát cũng cho biết như vậy; trong khi đó, 10% người được hỏi từ Ấn Độ tin rằng, họ sẽ chỉ sử dụng hội nghị truyền hình để tham dự các sự kiện sau đại dịch (8). Có thể thấy, sự sẵn sàng tham gia các sự kiện trực tuyến là tiềm năng và cơ hội lớn cho ngành Tổ chức sự kiện tiếp tục phát triển.

Đối tượng thanh thiếu niên thích ứng nhanh chóng với việc sử dụng các nền tảng trực tuyến, điều đó cho thấy, cơ hội rất lớn của các sự kiện trực tuyến hướng tới đối tượng này

COVID-19 đã khiến cho việc học tập trực tuyến kéo dài, Chỉ thị 15 (9) và Chỉ thị 16 (10) của Thủ tướng Chính phủ quy định về giãn cách xã hội nhằm đảm bảo an toàn cho người dân. Trong tình hình đó, hơn 20 triệu học sinh, sinh viên và gần 2 triệu nhà giáo trên toàn quốc đã thực hiện dạy và học trực tuyến. Sau đại dịch, đây là nguồn khách hàng tiềm năng cho các sự kiện, bởi lẽ, họ có sự thích ứng nhanh trong việc tiếp cận với công nghệ, từ đó, dễ dàng hơn trong việc tham gia các sự kiện trực tuyến; trong đó, thanh thiếu niên là đối tượng được tiếp cận với khoa học công nghệ từ rất sớm do sự phát triển nhanh của xã hội. Bên cạnh đó, tỷ lệ người dùng internet và mạng xã hội như Skype, Facebook, Instagram... cũng rất lớn, là tiền đề cho sự tiếp cận Thông tin về sự kiện trực tuyến. Theo thống kê của Bộ thông tin và Truyền thông, số lượng người dùng internet ở nước ta trong những năm qua tăng mạnh, tính tới tháng 9-2022, số lượng người dùng internet tại Việt Nam vào khoảng 70 triệu người, chiếm khoảng 70% dân số cả nước, số người sử dụng mạng xã hội ở nước ta hiện nay là 76 triệu người, tương đương với 73,7% dân số (11).

Sự tiếp cận các đối tượng khách hàng đông đảo và rộng rãi hơn

Sự kiện trực tuyến giúp cho các sự kiện khả năng tiếp cận với những đối tượng khách hàng rộng hơn và truyền tải thông điệp của mình đến khắp nơi trên thế giới. Đặc biệt rất có ích đối với các sự kiện mang tính quốc tế hoặc các tổ chức có khách hàng đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Với sự kiện trực tuyến, giới hạn địa lý gần như không phải là một vấn đề lớn, khách hàng có thể tham gia từ bất cứ đâu trên thế giới. Điều này giúp cho các sự kiện có thể tiếp cận với khách hàng mới và tiềm năng lớn, làm tăng khả năng tạo ra doanh thu và thúc đẩy sự phát triển, toàn cầu hóa của tổ chức.

Nhu cầu tổ chức sự kiện gia tăng sau đại dịch, từ đó là nền tảng cho sự phát triển các sự kiện trực tuyến

Vào năm 2021, thị trường sự kiện trực tuyến toàn cầu được định giá 114 tỷ USD, các chuyên gia ước tính sẽ đạt 336 tỷ USD, vào năm 2027. 72% nhà tiếp thị cho rằng, hội thảo trên trang web ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và hệ thống bán hàng của họ, 99% người được hỏi trong doanh nghiệp vừa và nhỏ cho rằng, hội thảo trực tuyến trên trang web là một phần quan trọng trong chiến lược tiếp thị trong tương lai (12). Sau đại dịch, ngành Tổ chức sự kiện đang trên đà phục hồi. Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ, triển vọng tăng trưởng của ngành đối với tổ chức hội nghị, hội họp và tổ chức sự kiện vẫn rất mạnh, cao hơn mức trung bình là 8% (13). Tại Việt Nam, sau những năm dịch COVID-19 diễn ra phức tạp, nền kinh tế cũng đang dần hồi phục, cuộc sống của người dân trở lại như bình thường. Nhu cầu tham gia các sự kiện như lễ hội, sự kiện thể dục, thể thao, văn nghệ, giáo dục ngày càng cao. Chính vì nhu cầu đó mà ngành Tổ chức sự kiện hứa hẹn sẽ là một năm phát triển vượt trội. Từ đó, tạo tiền đề cho việc phát triển các sự kiện trực tuyến.

Chi phí tổ chức sự kiện trực tuyến tiết kiệm thời gian, chi phí hơn so với sự kiện trực tiếp

Đối với các sự kiện trực tiếp, có rất nhiều những vấn đề cần lưu tâm trong quá trình tổ chức: vấn đề về địa điểm, sân khấu, khách mời, vấn đề di chuyển bằng phương tiện, các vấn đề về quản lý tài chính, quản lý con người khiến cho kinh phí vô cùng lớn và các sự kiện trực tuyến khắc phục được những vấn đề này. Các sự kiện trực tuyến giúp tiết kiệm được chi phí cho các hoạt động như thuê địa điểm, đồng thời cũng giảm thiểu được các chi phí khác như ăn uống, di chuyển và chỗ ở cho khách mời. Đối với những hội thảo, hội nghị quốc tế, việc tiết kiệm được chi phí di chuyển và chi phí sinh hoạt là rất lớn.

3. Những thách thức trong việc tổ chức sự kiện trực tuyến sau đại dịch COVID-19

Một là, trong bối cảnh bình thường mới sẽ gia tăng những sự kiện trực tiếp, do vậy số lượng sự kiện trực tuyến sẽ giảm, điều này sẽ tạo ra hạn chế cho các sự kiện trực tuyến

Có thể nói, trước khi đại dịch COVID-19 diễn biến phức tạp trên thế giới, các sự kiện tổ chức theo hình thức trực tuyến cũng đã xuất hiện và duy trì hoạt động nhưng chưa thực sự nổi bật. Chỉ đến khi đại dịch COVID-19 bùng phát khắp các quốc gia thì sự kiện trực tuyến trở thành một giải pháp mang tính đột phá giúp duy trì kết nối giữa con người và các hoạt động con người. Tuy nhiên, nhu cầu tham gia các sự kiện trực tiếp đã tăng lên đáng kể từ khi COVID-19 được đẩy lùi. Live Nation (một công ty tổ chức sự kiện hòa nhạc nổi tiếng trên toàn cầu) đã tổ chức 12.500 buổi biểu diễn trên toàn thế giới chỉ trong quý 2-2022, nhiều hơn 2.500 buổi so với cùng kỳ năm 2019 (14). Tại Việt Nam, các nghệ sĩ cũng tổ chức các buổi biểu diễn với quy mô lớn: Mỹ Tâm liveshow Tri Âm (2022); Hà Anh Tuấn với buổi hòa nhạc Chân trời rực rỡ (2023)… Các sự kiện âm nhạc, giải trí hay lễ hội đã trở lại như trước đại dịch. Do vậy, những sự kiện trực tuyến sẽ không phải là những ưu tiên hàng đầu cho sự lựa chọn của các nhà tổ chức sự kiện.

Hai là, sự tương tác giữa những người tham gia sự kiện trực tuyến còn hạn chế, gây ảnh hưởng tới hành vi của người tham gia

Một trong những thách thức lớn của các sự kiện trực tuyến là người tham gia ít có cơ hội tương tác trong quá trình tham gia các sự kiện trực tuyến, điều này gây ra những trải nghiệm sử dụng không như kỳ vọng của khách hàng. Nghiên cứu của Husni Kharouf và cộng sự (2019) có trên 1.726 người tham gia từ bốn quốc gia (Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Brazil và Nam Phi) đã từng tham gia các sự kiện trực tuyến, kết quả chỉ ra việc giao tiếp hiệu quả ảnh hưởng đến trải nghiệm trực tuyến của người tiêu dùng và ảnh hưởng tích cực đến ý định thực hiện hành vi của họ đối với sự kiện (15). Nghiên cứu của J.B Arbaugh và cộng sự cũng cho thấy sự tương tác của người tham gia là một trong những yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất trong môi trường trực tuyến (16). Hiện nay, sự tương tác trực tuyến còn khá hạn chế, nên rất khó để cạnh tranh với các sự kiện trực tiếp. Tuy nhiên, sự kiện trực tuyến hoàn toàn có thể kết hợp với các sự kiện trực tiếp.

Ba là, những thách thức về phía công nghệ trong quá trình thiết kế và tổ chức các hoạt động thực hành tổ chức sự kiện trực tuyến

Khi tổ chức sự kiện, những yêu cầu về mặt thiết bị và yêu cầu về mặt phần mềm luôn dành một vị trí được quan tâm đặc biệt. Bởi lẽ, nó quyết định rất lớn tới sự thành công của một sự kiện trực tuyến. Với nhu cầu thực tế và sự phát triển của các sự kiện trực tuyến hiện nay, các nhà tổ chức sự kiện gặp khá nhiều khó khăn về mặt công nghệ như: đường truyền không ổn định. Trong quá trình tổ chức sự kiện, nếu đường truyền không ổn định sẽ gây ra sự khó chịu cho khán, thính giả. Bên cạnh đó, gây ra sự lúng túng cho Ban tổ chức. Một thách thức khác đó là sự thiếu những công nghệ hiện đại. Những trang thiết bị hiện đại cần có rất nhiều tiền để đầu tư. Và nếu chỉ để tổ chức một số lượng ít ỏi của sự kiện thì cần phải cân nhắc rất nhiều từ phía các công ty tổ chức sự kiện cho khoản chi phí này. Ngoài ra, những nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến của Việt Nam chưa thực sự mạnh mẽ. Các nền tảng thường dùng như: Zoom, MS.Teams, Google Meeting cũng là những phần mềm được sử dụng nhiều, nhưng chưa thực sự đáp ứng những yêu cầu cao hơn của nhà tổ chức sự kiện.

4. Kết luận

Tổ chức sự kiện trực tuyến đã mang tới những lợi ích đáng kể trong bối cảnh đại dịch. Giai đoạn phục hồi sau đại dịch COVID-19 cũng là một giai đoạn có nhiều cơ hội và thách thức cho ngành Tổ chức sự kiện trực tuyến khi số lượng người dùng internet trở nên quen thuộc hơn với các nền tảng trực tuyến đã sử dụng trong học tập, làm việc trong bối cảnh đại dịch trước đó. Nắm được những cơ hội để phát triển và tìm ra giải pháp nhằm hạn chế những thách thức đối với các sự kiện trực tuyến là một nhiệm vụ của những nhân sự làm trong ngành Tổ chức sự kiện trong giai đoạn phục hồi hiện nay.

_________________

1. W. Qiu, S. Rutherford, A. Mao, C. Chu, The Impact of COVID-19 on Event Management Industry (Tác động của COVID-19 đối với ngành quản lý sự kiện), Health, Culture and Society (Y tế, Văn hóa và Xã hội), vol 9, 8-2020, tr.1-11.

2. N. Zakirai@zakaria, Event industry: impact, challenges and evolvement in post pandemic era (Ngành công nghiệp sự kiện: Tác động, thách thức và sự phát triển trong kỷ nguyên hậu đại dịch), Jurnal ’Ulwan, tập 7, số kỳ 1, 10-2022, tr.98-108.

3. Quốc Huy, Ảnh hưởng của dịch COVID-19 trong lĩnh vực Văn hóa, Thể thao và Du lịch, vhttcs.org.vn, 12-3-2020.

4. Melisa Hugel, Event after COVID-19: Are they Atill Efective Online? (Các sự kiện sau COVID-19: Chúng còn hiệu quả trực tuyến không?), info.workcast.com, 14-8-2020.

5. Tổ chức sự kiện, vi.wikipedia.org.

6, 7. Hoa Quỳnh, Tương lai ngành tổ chức sự kiện kinh doanh hậu COVID-19, congthuong.vn, 13-8-2021.

8. Statista, Share of individuals planning to attend events in-person and virtually after the coronavirus (COVID-19) pandemic worldwide as of March 2021, by country (Thống kê theo quốc gia về tỉ lệ cá nhân dự định tham gia các sự kiện trực tiếp sau đại dịch COVID-19 trên toàn thế giới kể từ tháng 3 năm 2021), statista.com, 2021.

9. Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 27-3-2020 của Thủ tướng Chính phủ về quyết liệt thực hiện đợt cao điểm phòng, chống dịch COVID-19.

10. Chỉ thị số 16/CT-TTg ngày 31-03-202 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch COVID-19

11. Thu Lan, Tự do internet ở Việt Nam là một thực tế không thể phủ nhận, dangcongsan.vn, 1-12-2022.

12. Geri Mileva, Virtual Events Statistics You Need to Know in 2023 (Thống kê sự kiện ảo bạn cần biết vào năm 2023), influencermarketinghub.com.

13. Brenda Eckler, Opportunity Knocks: The Future of the Event Industry (Cơ hội gõ cửa: Tương lai của ngành tổ chức sự kiện), jwu-edu, 16-4-2021.

14. Herb Scribner, Live events take off like a rocket (Sự kiện trực tiếp phát triển nhanh như tên lửa), axios-com, 2-9-2022.

15. H. Kharouf, R. Biscaia, A. Garcia-Perez, và E. Hickman, Understanding online event experience: The importance of communication, engagement and interaction (Hiểu trải nghiệm sự kiện trực tuyến: Tầm quan trọng của giao tiếp, sự ràng buộc và tương tác), J Bus Res, vol 121, 12-2020, tr.735-746.

16. J. B. Arbaugh và R. Benbunan-Fich, The importance of participant interaction in online environments (Tầm quan trọng của sự tương tác người tham gia trong môi trường trực tuyến), Decis Support Syst, tập 43, số kỳ 3, 4-2007, tr.853-865.

Ths NGUYỄN THỊ THANH BÌNH

Nguồn: Tạp chí VHNT số 530, tháng 4-2023